AI自動化の無料相談前に整理したい10項目｜相談を実装へつなげる準備

『AIで何か効率化したい』という段階でも相談はできます。ただ、現在の業務と希望を少し整理しておくと、一般的なツール紹介ではなく、自社に必要な構築範囲と優先順位を早く決められます。

完璧な仕様書は不要です。担当者の記憶、画面、ファイル、メールを見ながら確認できる情報を十項目にまとめます。

課題・頻度・時間・影響の4項目を整理する

一つ目は困っている業務、二つ目は一日・一週・一月の回数、三つ目は一回と合計の時間、四つ目は遅れやミスが売上・顧客・社員へ与える影響です。

『SNSが大変』ではなく、『毎週二本、社長が台本と撮影で三時間、編集確認で一時間』のように書くと効果を比較できます。正確な計測がなくても、担当者の概算から始められます。

優先順位は時間だけでなく、社長の判断中断、顧客の待ち時間、機会損失も含めます。改善後に戻した時間を何へ使うかも決めます。

五つ目は現在使うツールとアカウント所有者、六つ目は入力元の資料・メール・表、七つ目は通常と違う例外、八つ目は誰が最終判断・公開・送信を承認するかです。

画面の一覧や処理例を一件見せられると、総入れ替えが必要か、既存ツールを接続できるか判断しやすくなります。認証情報そのものを事前に共有する必要はありません。

例外は『この顧客だけ』『この金額以上』『情報不足のとき』など、担当者が普段気を付ける条件を挙げます。全部分からなくても、テスト期間で確認できます。

九つ目は、どこまで自動になれば成功かです。下書きまで、確認画面まで、予約まで、公開までと段階で書きます。十項目目は、いつまでに何を動かしたいかです。

『すべて自動』ではなく、『社長は週一回テーマと公開を確認し、動画・記事・音声が準備される』『問い合わせが自動記録され、重要案件だけ通知される』のように業務状態で表します。

ラクボの個別相談では、この十項目がそろっていなくても、画面と実際の一件から一緒に整理します。AI動画環境構築か、期間限定AI部署としてのAI顧問か、課題に合う進め方と最初の90日を提案します。

十項目は、整っていない箇所を見つけるためのもので、すべて完成させる必要はありません。分からない項目には『担当者の頭の中』『複数ファイル』『例外不明』と書くだけでも、相談の優先順位になります。アカウントのパスワードや顧客の機密資料は初回相談へ持ち込まず、画面構成と匿名化した一件で説明できます。

四項目のメモがあれば相談を始められます。AI動画環境構築とAI顧問のどちらかを先に決めず、現在の課題から必要な支援範囲を選んでください。

支援の効果は、会議回数や提案資料の数ではなく、対象業務が本番で動いたか、社内担当者が確認・停止・引き継ぎできるかで見ます。90日ごとに削減時間、修正、売上や顧客への影響を確認し、継続、内製化、次の業務への拡張、終了を選べる状態にしてください。

マーケティングと業務自動化を、課題整理だけで終わらせず、構築・テスト・社内定着まで一緒に進めます。

相談前に資料を作る必要がありますか？

不要です。現在の画面、ファイル、メールなど実際の一件があれば、聞き取りながら整理できます。

予算が決まっていなくても相談できますか？

可能です。対象業務と必要範囲を分け、既存ツールで試す方法、構築、伴走の選択肢を整理します。

認証情報を渡す必要がありますか？

初回相談では不要です。構築時も自社所有のアカウントを基本に、必要最小限の権限を安全に付与します。