営業資料はGoogle Drive、顧客との合意はメール、進捗はチャットにあり、最新情報を探すだけで時間が過ぎていないでしょうか。AIへ質問すれば一つにまとめられそうでも、古い資料と最新の会話が競合すると、もっともらしい誤答を素早く広げる恐れがあります。
ChatGPTのCompany Knowledgeは、利用できる接続アプリやカスタムアプリを横断し、社内情報を基に回答する仕組みです。引用や参照先を確認でき、既存のアクセス権限も尊重されます。ただし、接続しただけで資料の正しさや更新責任まで整うわけではありません。
この記事では、Company Knowledgeの導入前に、正本、権限、更新責任、競合情報、質問セットを定義し、読み取り中心の14日間テストで使える範囲を決める方法を解説します。
株式会社ラクボは、デジタルマーケティング・DX支援の広告代理店として、営業・顧客対応、バックオフィス、AI導入を支援してきました。10年以上のデジマ経験を活かし、接続数を増やす前に、根拠を確かめられる運用を作る方法をお届けします。
Company Knowledgeは接続先を横断して根拠を示す
OpenAIの案内では、Company KnowledgeはChatGPT Business、Enterprise、Eduの対象ワークスペースで、許可された接続先を使い、組織固有の質問へ回答します。対応するアプリやMCPで構築したカスタムアプリも情報源になり得ます。回答に示される引用やリンクから、元情報を確認できます。
公式ヘルプは、プラグインの導入と情報源の認可を分けて説明しています。機能をインストールしても、個人のアカウント接続やデータ権限が自動で広がるわけではありません。利用者は従来から見られる情報だけへアクセスします。
導入目的は『全部を検索できるようにする』ではなく、探す時間が長く、根拠を確認できる一つの業務を短縮することです。最初は、週次会議の決定事項確認や案件の最新状況整理など、回答後に元資料を開ける用途を選びます。
先に正本・権限・更新責任を決める
接続前に、業務ごとの正本を一つ決めます。契約条件は締結済みPDF、案件金額はCRM、公開予定は承認済みカレンダーというように、同じ項目が複数場所にある場合の優先順位を表へします。下書き、個人メモ、過去版には状態と更新日を付け、正本と同じ名前で放置しません。
次に、誰が閲覧できるか、誰が更新するか、いつ見直すかを決めます。既存権限を尊重する仕組みでも、共有フォルダ自体が広すぎれば不要な情報が検索対象になります。退職者用フォルダ、顧客ごとの機密、個人情報、保存期限を過ぎたファイルは接続前に棚卸しします。
AIが参照する正本と関係を設計する方法は、AIエージェントの社内コンテキスト設計も参考になります。ファイル名だけでなく、顧客、案件、期間、承認状態の関係をそろえます。
競合する情報を質問セットで検証する
検証用に、正解が分かっている質問を三群作ります。単一情報源で答えられる質問、複数情報源を組み合わせる質問、古い情報と新しい情報が競合する質問です。例えば『案件Aの現在の予算と次の承認者は誰か』と尋ね、CRMの金額、最新会議メモ、権限表が正しく引用されるかを確認します。
合格は文章の読みやすさではなく、正本を参照したか、更新日を比較したか、不明な点を不明としたか、閲覧権限外の内容を出していないかで判定します。引用先を開き、回答の各主張が元資料にあるかを担当者が確認します。矛盾がある場合に勝手に一つを選ばず、差分として示せるかも試します。
外部接続を整理する際は、ChatGPTの外部アクセス設定を分ける手順も確認できます。検索だけの接続と、更新を伴う操作を同じ承認で始めないことが重要です。
14日間で読む業務から小さく始める
1〜3日目は一つの情報源と五つの単純な質問で、権限と引用を確認します。4〜7日目は二つ目の情報源を追加し、同じ案件をまたぐ質問を試します。8〜14日目は競合情報、権限の異なる利用者、更新直後の資料を含め、20件程度の質問セットを繰り返します。期間中は回答をそのまま顧客へ送らず、人が元資料を確認します。
記録する指標は、正答率だけでなく、正本引用率、古い資料の誤採用、引用を開くまでの時間、質問の言い直し回数、従来の検索時間との差です。間違いが出たらプロンプトへ注意文を足す前に、資料名、権限、更新責任、正本の重複を直します。情報源が整っていなければ、指示文だけでは安定しません。
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