提案書・見積書の初稿をAIで自動作成するための業務設計

商談後に、過去資料を探し、会社名を変え、課題を書き直し、見積項目を転記する。提案書作成は定型部分が多い一方、顧客ごとの条件が混ざるため、単純なコピーでは事故が起きます。

AIは構成と文章の初稿を作り、価格や契約条件は承認済みデータから選ぶように役割を分けると、安全性と速度を両立できます。

顧客情報・提案ロジック・価格を分離する

顧客情報には会社、参加者、現状、課題、優先度、期限を入れます。提案ロジックには、どの課題にどのサービスを提案するか、向かない条件、必要な前提を記録します。価格は正式な商品・見積マスターから取得します。

AIへ自由に価格を書かせず、承認済み候補の説明文を作らせます。割引、特別条件、法的表現は別権限とし、責任者承認がなければ確定版へ進めないようにします。

過去提案を参照する場合は、成功例だけでなく、失注理由や利用期限も管理します。古い価格や他社の固有情報が混ざらないよう、参照範囲を制限します。

商談記録から初稿・見積・確認依頼までをつなぐ

商談記録を構造化し、不足情報を一覧にします。必須項目がそろったら、提案書の構成、顧客課題の要約、解決案、導入ステップ、体制を初稿へ入れます。

見積書は商品マスターと数量・期間から作り、提案書と同じ案件IDで管理します。金額や対象範囲が食い違った場合は送信できない確認を置きます。

完成後は、営業担当、必要に応じて責任者・法務へ確認依頼を出し、承認履歴を残します。AIが作ったことより、誰が最終条件を承認したかを明確にします。

作成時間と同時に、差し戻しと条件ミスを測る

効果は作成時間だけでなく、差し戻し回数、価格訂正、過去情報の混入、提出までの日数、受注後の認識違いで見ます。速い初稿でも確認負担が増えれば改善になりません。

修正理由を、顧客理解、提案内容、表現、価格、デザインに分けます。毎回同じ修正が起きる項目は、入力フォームやテンプレートへ反映します。

ラクボのAI顧問では、商談記録、顧客管理、提案テンプレート、価格表をつなぎ、初稿から承認までを構築します。営業資料が人ごとに違う会社でも、共通化できる範囲から始められます。